COMO NASCE UMA DEMANDA?
As demandas surgem a partir das necessidades vislumbradas pelos agentes envolvidos, no âmbito da Instituição, relativos à aquisição de bens ou contratações de serviços, em função, direta ou indiretamente, das suas atividades institucionais de rotina.
Por exemplo, a necessidade de aquisição de um equipamento específico para subsidiar uma aula prática em laboratório.
QUEM É RESPONSÁVEL PELA FORMALIZAÇÃO DA DEMANDA?
O responsável pela formalização da demanda é o servidor (docente e/ou técnico administrativo) que identificou a necessidade, o qual deverá descrever claramente o material ou serviço a ser adquirido ou contratado e as justificativas (motivação).
IDENFIQUEI A NECESSIDADE DE AQUISIÇÃO DE UM MATERIAL OU SERVIÇO, O QUE DEVO FAZER?
O demandante (servidor responsável) apresentará a sua necessidade à Coordenação de Compras e Licitações via e-mail institucional encaminhado para compras.cba@ifmt.edu.br com cópia para sua chefia imediata ou chefe de departamento (para conhecimento).
A Coordenação de Compras e Licitações irá verificar se há disponibilidade no estoque do almoxarifado ou patrimônio do Campus ou ainda se há uma Ata de Registro de Preços - ARP vigente com o item desejado disponível.
Somente após esses levantamentos, a Coordenação de Compras e Licitações informará ao demandante por e-mail qual documento deverá ser preenchido para formalização da sua demanda.
CASO O MATERIAL E/OU SERVIÇO ESTEJA DISPONÍVEL (JÁ TENHA SIDO LICITADO), O QUE DEVO FAZER?
Após recebimento das informações da licitação que será enviado por e-mail pela Coordenação de Compras e Licitações, o demandante deverá preencher o documento eletrônico "REQUISIÇÃO DE COMPRA DE MATERIAIS / CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS (LICITAÇÃO REALIZADA)" disponível no sistema SUAP, conforme abaixo:
TIPO DO DOCUMENTO: REQUERIMENTO
MODELO: REQUISIÇÃO DE COMPRA DE MATERIAIS / CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS (LICITAÇÃO REALIZADA)
NÍVEL DE ACESSO: PÚBLICO
SETOR DONO: (SETOR DE LOTAÇÃO DO REQUISITANTE)
ASSUNTO: REQUISIÇÃO DE MATERIAIS - (DESCRIÇÃO GENÉRICA DO MATERIAL/SERVIÇO)
O demandante deverá preencher o documento onforme instruções do modelo de documento, com atenção especial para o campo "justificativa", o qual subsidiará a avaliação da solicitação;
Após preenchimento, deverá clicar na opção “CONCLUIR” depois a opção “SOLICITAR” em seguida a opção “REVISÃO” e inserir na opção “REVISOR” o nome do servidor da Coordenação de Compras e Licitações que realizará a revisão do documento;
O responsável revisão do documento na Coordenação de Compras irá receber a notificação de envio do documento via SUAP e retornará o documento para o modo rascunho e irá revisar o documento.
Após revisão, o responsável pela revisão devolve o REQUERIMENTO para o demandante concluir o documento, assinar, solicitar assinatura à sua chefia imediata (ou chefe de departamento) e finalizar.
Após finalização, o demandante deverá encaminhar o REQUERIMENTO por e-mail para compras.cba@ifmt.edu.br para análise e demais encaminhamentos.
CASO O MATERIAL E/OU SERVIÇO NÃO ESTEJA DISPONÍVEL (NÃO LICITADO), O QUE DEVO FAZER?
Neste caso, para iniciar um processo de aquisição/contração, o demandante deverá emitir o documento para formalizar sua demanda, conforme objeto.
- Documento de Formalização de Demanda (DFD) - materiais e serviços gerais
- Documento de Oficialização da Demanda (DOD) - materiais, equipamentos e serviços de Tecnologia da Informação e Comunicação;
Caso o objeto a ser solicitado seja materiais e serviços gerais, o demandante deverá preencher o documento eletrônico "DOCUMENTO DE FORMALIZAÇÃO DA DEMANDA (DFD)", disponível no sistema SUAP, conforme abaixo:
TIPO DO DOCUMENTO: REQUERIMENTO
MODELO: DOCUMENTO DE FORMALIZAÇÃO DE DEMANDA (DFD)
NÍVEL DE ACESSO: PÚBLICO
SETOR DONO: (SETOR DE LOTAÇÃO DO REQUISITANTE)
ASSUNTO: DOCUMENTO DE FORMALIZAÇÃO DA DEMANDA - (DESCRIÇÃO GENÉRICA DO MATERIAL/SERVIÇO)
Caso o objeto a ser solicitado seja materiais, equipamentos e serviços de Tecnologia da Informação e Comunicação, o demandante deverá preencher o documento eletrônico "DOCUMENTO DE OFICIALIZAÇÃO DA DEMANDA (DOD) - AQUISIÇÕES/CONTRATAÇÕES DE T.I.", disponível no sistema SUAP, conforme abaixo:
TIPO DO DOCUMENTO: REQUERIMENTO
MODELO: DOCUMENTO DE OFICIALIZAÇÃO DA DEMANDA (DOD) - AQUISIÇÕES/CONTRATAÇÕES DE T.I.
NÍVEL DE ACESSO: PÚBLICO
SETOR DONO: (SETOR DE LOTAÇÃO DO REQUISITANTE)
ASSUNTO: DOCUMENTO DE FORMALIZAÇÃO DA DEMANDA - (DESCRIÇÃO GENÉRICA DO MATERIAL/SERVIÇO)
O demandante preenche o DFD ou DOD conforme instruções do modelo de documento, escolhe a opção “CONCLUIR” depois a opção “SOLICITAR” em seguida a opção “REVISÃO” e inserir na opção “REVISOR” o nome do servidor da Coordenação de Compras e Licitações que realizará a revisão do documento;
O responsável revisão do documento no setor de Compras irá receber a notificação de envio do documento via SUAP e retornará o documento para o modo rascunho e preencherá o item referente ao Plano Anual de Contratações (PAC), além de revisar o documento;
Após revisão, o responsável pela revisão devolve o DFD ou DOD para o demandante concluir o documento e abrir o processo eletrônico, conforme o objeto a ser adquirido ou contratado.
INTERESSADO: (SERVIDOR DEMANDANTE)
TIPO DE PROCESSO: ADMINISTRAÇÃO: AQUISIÇÃO DE MATERIAIS DE CONSUMO E BENS PERMANENTES OU ADMINISTRAÇÃO: AQUISIÇÃO OU CONTRATAÇÃO DE TI OU ADMINISTRAÇÃO: CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS COM OU SEM MÃO DE OBRA
ASSUNTO: SOLICITAÇÃO DE AQUISIÇÃO/CONTRATAÇÃO – (DESCRIÇÃO GENÉRICA DO MATERIAL/SERVIÇO)
NÍVEL DE ACESSO: PÚBLICO
SETOR DE CRIAÇÃO: (SETOR DE LOTAÇÃO DO DEMANDANTE)
Após processo aberto, DFD ou DOD preenchido e assinado por todos, inclusive o Ordenador de Despesas e a sua chefia imediata (ou chefe de departamento), tendo em vista que, a demanda descrita no documento deverá ser autorizada pelo Ordenador de Despesas da unidade e ser dada a ciência aos os fiscais indicados no referido documento e a chefia imediata ou chefe de departamento.
Após coleta das assinaturas, o demandante deverá finalizar o documento no sistema SUAP e anexa-lo ao processo eletrônico.
O processo deverá ser tramitado para CBA-DAP para análise, autorização (ou não) para prosseguimento da contratação e demais encaminhamentos que se julgarem necessários.
ATENÇÃO!!!
A formalização a demanda não é garantia de seu atendimento imediato, é apenas o primeiro passo para iniciar uma processo de aquisição de bens ou contratação de serviços.
Todas as solicitação serão analisadas pelo DAP quanto aos aspectos legais, de conveniência, oportunidade e, principalmente, disponibilidade orçamentária.
Todavia, a inexistência de formalização de demanda implicará em seu automático não atendimento.
DÚVIDAS
- Unidade responsável: Coordenação de Compras e Licitações
- E-mail: compras.cba@ifmt.edu.br
- Telefone: (65) 3318-1425
LEGISLAÇÕES PERTINENTES E INFORMAÇÕES RELACIONADAS
- Lei n°. 8.666, de 21 de junho de 1993. Regulamenta o art. 37, inciso XXI, da Constituição Federal, institui normas para licitações e contratos da Administração Pública e dá outras providências.
- Instrução Normativa nº 73, de 5 de agosto de 2020. Dispõe sobre o procedimento administrativo para a realização de pesquisa de preços para a aquisição de bens e contratação de serviços em geral, no âmbito da administração pública federal direta, autárquica e fundacional.
- Lei n°. 14.133, de 01 de abril de 2021. Lei de Licitações e Contratos Administrativos (NOVA LEI
- Instrução Normativa SEGES/ME nº 65, de 7 de julho de 2021. Dispõe sobre o procedimento administrativo para a realização de pesquisa de preços para aquisição de bens e contratação de serviços em geral, no âmbito da administração pública federal direta, autárquica e fundacional.
- Instrução Normativa nº 5, de 26 de maio de 2017. Dispõe sobre as regras e diretrizes do procedimento de contratação de serviços sob o regime de execução indireta no âmbito da Administração Pública federal direta, autárquica e fundacional.
- Portal de Compras do Governo Federal